Efficiënt debiteurenbeheer: het belang van een betrouwbare partner.

Incasso, schuldindustrie, debiteur, wantbetaler, ... We hebben er liefst niet te veel mee te maken. In een ideale wereld, waarin elke factuur voor de vervaldag wordt betaald, zouden deze termen niet bestaan...

Realiteit is echter dat ondernemingen meer en meer te kampen krijgen met klanten die hun facturen niet (tijdig) willen of kunnen betalen.  De oorzaken hiervoor zijn zeer divers: corona- / energiecrisis, slechte uitvoering of levering, liquiditeitsproblemen, ziekte of familiale problemen, samenloop van omstandigheden, of... gewoon vergeten.

Ondernemingen moeten voor het innen van hun facturen meer en meer beroep doen op interne medewerkers en externe partners (incasso-kantoren, advocatenkantoren, gerechtsdeurwaarders), doch ondervinden, door verschillende wetgevende initiatieven, moeite om deze extra kosten te recupereren.

We nemen het invorderingsproces even onder de loep. We onderscheiden twee fases:

1.De minnelijke fase

a. Eigen initiatieven

In een eerste fase wordt getracht de factuur te innen zonder dwingende maatregelen. Deze eerste fase wordt meestal opgevolgd door de schuldeiser zelf, die doorgaans volgende initiatieven neemt:

- versturen van aanmaningen en mails  

- telefonisch contact met de schuldenaar

- afspreken en opvolgen van afbetalingsplannen

Daarbij brengt de schuldeiser - soms wel maar vaak niet - een schadebeding en intresten in rekening, zoals voorzien in zijn factuurvoorwaarden.  In sommige gevallen voorziet de wetgever in een wettelijke verhoging.  Belangrijk is wel dat er in deze fase geen veroordeling van de schuldenaar aan te pas komt. Je kan de debiteur niet ‘dwingen’.

Bij heel wat kleinere zelfstandigen en KMO’s wringt in deze fase het schoentje. De ondernemer focust ten volle op zijn handelsactiviteiten, waardoor administratie, en zeker de debiteurenopvolging, op het achterplan komt te staan.

Deze debiteurenopvolging vergt niet alleen kostbare (werk)tijd maar brengt ook nogal wat organisatie en kosten met zich mee: papier, printer, port- en aantekenkosten, internet, mailopvolging, software, agendaopvolging, ...

Gezien in deze fase vaak geen extra kosten (schadebeding en intresten) kunnen worden aangerekend of gerecupereerd, steekt de schuldeiser in de meeste gevallen toe...

b. Externe partner

Wanneer de schuldeiser het dossier zelf niet geregeld krijgt, kan hij het overmaken aan een

externe partner: boekhouder, incasso-kantoor, advocaat, gerechtsdeurwaarder, ...

Bij heel wat schuldeisers is er enige terughoudendheid voor het overmaken van onbetaalde

  facturen aan zo’n externe partner.  Vaak heerst de perceptie dat het sop de kolen wellicht

  niet waard is.

Afhankelijk van de werkwijze die de externe partner hanteert, zal nog een verlengde worden

gebreid aan de minnelijke fase, of zal het dossier meteen of tamelijk snel overgaan naar de gerechtelijke fase.

2. De gerechtelijke fase.

Als de minnelijke fase - al dan niet in samenwerking met een externe partner - niets heeft opgeleverd, kan worden overwogen om de gerechtelijke fase op te starten.

Er moet hier een bijkomend onderscheid gemaakt worden tussen invordering tussen professionelen (B2B) enerzijds en invordering lastens een consument (B2C) anderzijds.

a. B2B

Wat de eerste categorie (B2B) betreft, heeft de schuldeiser in principe twee mogelijkheden tot invordering: via dagvaarding of via de IOS-procedure.

Deze IOS-procedure werd in 2016 door de Belgische wetgever ingevoerd. Deze procedure maakt het mogelijk om voor onbetwiste schuldvorderingen, een ‘uitvoerbare titel’ te bekomen zonder tussenkomst van een rechter. Het doel was de ontlasting van de rechtbanken.

Deze procedure vereist zowel een tussenkomst van een advocaat (die de vordering en het niet-betwiste karakter ervan moet nazien en de opdracht moet doorgeven) als van een gerechtsdeurwaarder (die een aanmaning tot betalen zal betekenen en bij gebrek aan reactie een proces-verbaal van niet-betwisting zal opstellen).

De wetgever heeft voorzien dat als men bovenop het factuurbedrag, maximaal 10% (schadebeding en intresten samen) en een eenmalige kost van 40 euro mag aanrekenen. Dit bedrag zou moeten volstaan om zowel de kosten van de interne opvolging (zoals hierboven omschreven) als de kost voor de externe partner te voldoen. Bij succesvolle inning worden de kosten van de gerechtsdeurwaarder ten laste van de schuldenaar gelegd, maar ingeval er niet succesvol kan worden ingevorderd, blijven deze gerechtsdeurwaarderskosten ten laste van de schuldeiser...

De schuldeiser kan er ook voor kiezen om de zaak voor de rechtbank te brengen via dagvaarding.  Ook dit impliceert de tussenkomst van (in principe) een advocaat en een gerechtsdeurwaarder. 

De rechter zal in dit geval de vordering van de schuldeiser beoordelen en de schuldenaar veroordelen tot betaling van het factuurbedrag, vermeerderd met een (soms door de rechter herleid) schadebeding, intresten en een rechtsplegingsvergoeding, een forfaitaire vergoeding voor de kosten van de advocaat. Deze rechtsplegingsvergoeding is afhankelijk van de hoegrootheid van de vordering; naarmate deze hoger is, neemt ook de rechtsplegingsvergoeding toe. 

 

Na ontvangst van het veroordelend vonnis wordt dit ter betekening en uitvoering overgemaakt aan de gerechtsdeurwaarder. Deze zal, bij succesvolle recuperatie, zijn kosten kunnen recupereren op de schuldenaar. Ingeval de inning mislukt, blijven deze kosten ook hier ten laste van de schuldeiser.

b. B2C

Wat de invordering lastens consumenten (B2C) betreft heeft de schuldeiser op vandaag geen keuze.  Wanneer de schuldenaar niet betaalt, moet de schuldeiser zijn vordering via een dagvaarding voor de rechter brengen. 

Aangezien de rechter bij diens beslissing de consumenten extra wil beschermen, wordt vaak geen of een zeer beperkt schadebeding en intresten toegekend.  Heel wat zelfstandigen en KMO’s zijn hierdoor terughoudend om (zeker kleinere) factuurbedragen lastens consumenten te innen.

De wetgever speelt wel al een tijdje met de idee om een IOS-procedure voor B2C-vorderingen in het leven te roepen, maar tot op heden is dit nog niet het geval.

3. Voorontwerp van wet bij B2C

Naast de paar wetgevende ingrepen waarvan hierboven sprake, verdient een voorontwerp  wet uitgaande van Minister van Economie, Pierre-Yves Dermagne, Minister van Justitie, Vincent Van Quickenborne en (voormalig) Staatssecretaris voor Consumentenbescherming, Eva De Bleeker de aandacht. Het betreft een voorontwerp van wet houdende invoeging van boek XIX “Schulden van de consument” in het Wetboek van economisch recht ingediend.  

In dit wetsontwerp worden verschillende beperkingen (in B2C-zaken) voorgesteld:

- volledige kosteloze ‘eerste herinnering’.

- schadebeding pas verschuldigd 15 of 17 dagen na het versturen van de eerste herinnering respectievelijk per mail of per post.  

- intresten pas verschuldigd na verzending eerste herinnering.

- beperkingen van de intrestvoet.

- beperking van het schadebeding als volgt:

o Factuur: max 150€  schadebeding maximaal 20€.

o Factuur: 150-500€  schadebeding maximaal 30€ + 10% van het factuurbedrag.

o Factuur: > 500€  schadebeding maximaal 65€ + 10% op factuurbedrag van 150-500€ en 5% op het bedrag hoger dan 500€.

o Maximaal schadebeding: 2000€.

Dit wetsontwerp ligt thans bij de Raad van State. 

4. Conclusie:

In het huidige economische klimaat komen heel wat mensen en ondernemingen in de problemen.  

Het is als bedrijf dan ook zeer belangrijk om de interne inningsprocedure zo efficiënt en kort mogelijk te houden, door naar de schuldenaar toe zeer kort op de bal te spelen en een zo geautomatiseerd mogelijke debiteurenopvolging te organiseren.  

Wanneer de interne debiteurenopvolging is uitgeput kan het dossier uit handen worden gegeven aan een externe partner, die meer druk kan zetten op de schuldenaar maar die ook de taak heeft de schuldeiser negatief te adviseren om procedures aan te vatten ten opzichte van personen of ondernemingen die insolvabel zijn, waarna deze facturen kunnen worden afgeboekt als oninbaar. Immers, noch de schuldeiser, noch de debiteur heeft er baat bij dat niet-recupereerbare kosten worden gemaakt.

Het is belangrijk om een goeie partner te vinden om alle onbetaalde facturen, ongeacht B2B of B2C en ongeacht van de grootte van de openstaande vordering, mee voor U te innen.

VDV advocaten is al tientallen jaren een ervaren, betrouwbare partner inzake debiteurenbeheer. Recent  ontwikkelde VDV een eigen, volledig geautomatiseerde invorderingstool, die het mogelijk maakt om superefficiënt en vooral ook kostenluw uw onbetaalde facturatie te innen. 

Wenst U meer informatie omtrent de invordering van Uw openstaande facturen, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen via 051/23.13.53 of via incasso@vdv-incasso.be